Lösa Alla Windows-Problem Och Andra Program

Outlook 2016 och 2019 fuskblad

Förstår du att e -post ersätts av sms, sociala medier, chattappar som Slack och direktkommunikationsprogram som Skype och Google Hangouts Meet.

Tro dem inte.



hur fungerar zoommöten

E -post är fortfarande stort, grundpelaren i kommunikation på arbetsplatsen. Och för otaliga användare betyder e -post Microsoft Outlook.



Microsoft säljer sin Office -produktivitetsapp för två modeller: Individer och företag kan betala för mjukvarulicensen i förväg och äga den för alltid (vad företaget kallar den eviga versionen av sviten), eller så kan de köpa en Office 365 eller Microsoft 365 abonnemang, vilket innebär att de har tillgång till programvaran bara så länge de fortsätter att betala prenumerationsavgiften.

När du köper en evig version av sviten - säg Office 2016 eller Office 2019 - dess applikationer kommer aldrig att få nya funktioner, medan appar i en Office 365/Microsoft 365 -prenumeration kontinuerligt uppdateras med nya funktioner. (För mer information, se Vad är skillnaderna mellan Microsoft Office 2019 och Office 365? )



Det här fuskbladet får dig att snabba på funktionerna som introducerades i Outlook 2016 och Outlook 2019, de eviga licensversionerna av Outlook som ingår i Office 2016 respektive Office 2019. I Microsoft 365/Office 365 har Outlook alla dessa funktioner, plus flera till. Se vår separata Outlook för Microsoft 365 fuskblad för att lära dig om alla dess senaste funktioner.

De flesta tipsen i den här artikeln gäller både Outlook 2016 och Outlook 2019 för Windows. Nära slutet finns bara tips för Outlook 2019, och sedan avslutar vi med praktiska kortkommandon för båda versionerna.

Observera att skärmdumparna som visas i den här artikeln togs i Outlook 2019. Om du använder Outlook 2016 kan vissa skärmar se något annorlunda ut.



Dela den här historien: IT -folk, vi hoppas att du kommer att ge den här guiden vidare till dina användare för att hjälpa dem att lära sig att få ut mesta möjliga av Outlook 2016 och 2019.

Använd menyfliksområdet

Ribbon -gränssnittet i Outlook 2016 har inte förändrats mycket jämfört med tidigare versioner. Eftersom menyfliksområdet har inkluderats i Office suite -program sedan Office 2007 antar vi att du känner till hur det fungerar. Om du behöver en uppdatering, se vårt fuskblad för Outlook 2010.

Bandet i Outlook 2016 har ett platt utseende som är renare och mindre rörigt än i Outlook 2010 och 2013. Det nyare bandet är mindre än det var i Outlook 2013, titelfältet är nu blå snarare än det tidigare vita och texten för Flikar i menyfliksområdet (Arkiv, Hem, Skicka/ta emot och så vidare) är en blandning av stora och små bokstäver i stället för alla kepsar. Men det fungerar fortfarande på samma sätt, och du hittar de flesta kommandon på samma platser som i Outlook 2013.

vad gör kontroll q
IDG

Bandet har inte förändrats så mycket från Outlook 2013. (Klicka på bilden för att förstora det.)

För att ta reda på vilka kommandon som finns på vilka flikar i menyfliksområdet, ladda ner vår snabbreferens för Outlook 2016 och 2019. Se också den fiffiga nya Tell Me -funktionen som beskrivs nedan.

Som i tidigare versioner av Outlook, tryck på Ctrl-F1 om du vill att Ribbon-kommandona ska försvinna. (Flikarna ovanför menyfliksområdet förblir synliga.) För att få dem att visas igen, tryck på Ctrl-F1 igen.

Du har också andra alternativ för att visa menyfliksområdet. För att komma till dem, klicka på ikonen Ribbon Display Options längst upp till höger på skärmen, precis till vänster om ikonerna för att minimera och maximera Outlook. Från rullgardinsmenyn kan du välja Dölj menyfliksområdet automatiskt (göm hela bandet, både flikarna och kommandona under dem), Visa flikar (visa flikarna men dölj kommandona under dem, som när du trycker på Ctrl-F1), eller Visa flikar och kommandon (visa hela bandet).

Och om den blå färgen på rubrikfältet av någon anledning är för mycket för dig kan du göra den vit eller grå. (I Outlook 2019 finns det också ett svart alternativ.) Välj det för att göra det Arkiv> Alternativ> Allmänt . I avsnittet Anpassa din kopia av Microsoft Office klickar du på nedåtpilen bredvid Office -tema och väljer Mörkgrå eller Vit (eller Svart ) från rullgardinsmenyn. Om du vill göra rubriken blå igen väljer du istället Färgrik alternativ från listrutan. Strax ovanför Office Theme-menyn finns en rullgardinsmeny för Office Background-här kan du välja att visa ett mönster som ett kretskort eller cirklar och ränder i titelfältet.

IDG

För att ändra Outlook: s blå rubrik: I avsnittet Anpassa din kopia av Microsoft Office klickar du på nedåtpilen bredvid Office -tema och väljer mörkgrå, vit eller (i Outlook 2019) svart. (Klicka på bilden för att förstora den.)

Prova Tell Me för större effektivitet

Outlook är så fullt av funktioner att det kan vara svårt att komma ihåg var du kan hitta kommandon som du inte har använt på ett tag. Microsoft har gjort det enklare med en ny funktion i Outlook 2016 och 2019 som heter Tell Me, vilket gör att även begravda verktyg som du sällan använder är inom räckhåll.

För att använda den, klicka på Berätta vad du vill göra text till höger om flikarna i menyfliksområdet. (Om du föredrar kortkommandon trycker du på Alt-Q .) Skriv sedan in en uppgift du vill göra, så får du en meny som visar möjliga matchningar för uppgiften.

Om du till exempel vill filtrera din e -post för att bara se meddelanden med bilagor, skriver du in filtrera e -post . I det här fallet är det översta resultatet en Filter -e -postlista med en pil till höger, vilket indikerar att den har många alternativ. Håll muspekaren över den och du får flera alternativ för att filtrera din e -post, inklusive efter Oläst, Har bilagor, Denna vecka och andra.

IDG

Tell Me -funktionen i Outlook 2016 och 2019 gör det enkelt att utföra nästan vilken uppgift som helst. (Klicka på bilden för att förstora den.)

Välj det alternativ du vill, och uppgiften kommer att utföras direkt. Om du vill ha mer information om din uppgift kan du med de två sista objekten som visas i menyn Berätta för mig välja bland relaterade hjälpämnen eller söka efter din fras med Smart Lookup. (Mer om Smart Lookup nedan.)

För de vanligaste grunduppgifterna behöver du inte Tell Me. Men för mer komplexa är det värt att använda, eftersom det är mycket mer effektivt än att jaga genom bandet för att hitta ett kommando. Det kommer också ihåg de funktioner du tidigare har klickat på i rutan, så när du klickar i det ser du först en lista över tidigare uppgifter du har sökt efter. Det säkerställer att de uppgifter du ofta utför alltid är inom räckhåll, samtidigt som uppgifter som du sällan gör lättillgängliga görs.

Använd Smart Lookup för onlineforskning

Ibland är mejl bara snabba anteckningar som inte kräver mycket forskning, och du kan slänga dem med lite eller ingen tanke. Andra gånger vill du dock inkludera relevant information innan du skickar dem. Det är de gånger du kommer att uppskatta den nya Smart Lookup -funktionen. Det låter dig göra undersökningar direkt i Outlook medan du skapar ett e -postmeddelande, så du behöver inte starta din webbläsare, söka på webben och sedan kopiera informationen eller bilderna till ditt meddelande.

Om du vill använda Smart Lookup högerklickar du på ett ord eller en grupp ord i ett e-postmeddelande-det kan vara ett nytt utkast, ett meddelande du har fått eller ett som du redan har skickat-och välj Smart Lookup från menyn som visas. Outlook använder sedan Bing för att göra en webbsökning på ordet eller orden, som visar definitioner, relaterade Wikipedia -poster, bilder och andra resultat från webben i rutan som visas till höger. Om du bara vill ha en definition av ordet, klicka på Definiera fliken i rutan.

IDG

Med Smart Lookup kan du göra webbforskning direkt från Outlook. (Klicka på bilden för att förstora den.)

varför försvann mina bokmärken

Om du vill använda Smart Lookup i Outlook eller någon annan Office -app kan du först behöva aktivera Microsofts intelligenta tjänster, som samlar dina söktermer och lite innehåll från dina presentationer och andra dokument. (Om du är orolig för sekretess måste du avgöra om sekretessträffen är värt att göra research från appen direkt.) Om du inte har aktiverat den ser du en skärm när du klickar på Smart Leta upp och be dig slå på den. När du har gjort det kommer det att aktiveras i alla dina Office -program.

Hitta bilagor enklare - och dela 'molnbilagor'

Vi har alla varit där: Vi vill bifoga en fil som vi nyligen arbetade med, men kommer inte ihåg dess exakta plats - eller ibland till och med dess namn - och lägger alltför mycket tid på att navigera och söka efter den.

Outlook 2016 och 2019 löser problemet snyggt. När du klickar på Bifoga fil ikon, en lista över de tolv senaste filerna du har använt dyker upp. Listan innehåller alla filer du har använt på vilken enhet som helst, så länge du är inloggad på ditt Microsoft -konto. Så om du arbetade med en fil på skrivbordet, och senare på dagen tog din bärbara dator till jobbet utanför ditt kontor, skulle Outlook visa dig filerna du hade öppnat på båda enheterna. Om en fil lagras i OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint ser du ett moln på ikonen.

Om filen du vill inte finns i listan klickar du på Bläddra igenom den här datorn längst ned på menyn för att bläddra i din lokala hårddisk, eller Bläddra på webbplatser för att bläddra i OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint.

IDG

Outlook visar dig en lista över filer du nyligen har använt, vilket gör det lättare att hitta och bifoga dem till ett utgående e -postmeddelande. (Klicka på bilden för att förstora den.)

Klicka på filen du vill bifoga. Vad som händer sedan beror på var filen lagras. Om du väljer en fil som är lagrad på din lokala hårddisk kommer en kopia av den att bifogas e -postmeddelandet på vanligt sätt.

Om du klickar på en fil som finns lagrad i OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint i Office 2019 får du ett val: Du kan välja Bifoga som kopia för att skicka filen som en vanlig bilaga eller Dela länk att skicka en länk till filen i dess molnplats, något Microsoft informellt kallar en molnbilaga. (I Office 2016 skickas filer som lagras i molnet automatiskt som molnbilagor.)

IDG

Om du delar en länk till en fil som är lagrad i OneDrive, OneDrive för företag eller SharePoint kan du samarbeta om filen med andra. (Klicka på bilden för att förstora den.)

Att dela en fil som en länk säkerställer att människor kommer att se den senaste versionen av filen och låter dem samarbeta om den. Om du till exempel skickar en länk till en Word -fil till flera personer, när de klickar på länken, öppnar de filen och kan samarbeta om den med varandra live med Words samarbetsfunktioner .

av misstag raderade bokmärkesmapp krom

För individer är standard att alla kan redigera filen. Om du befinner dig i en affärsmiljö, vem som helst inom din organisation kan redigera filen. Men du kan ändra samarbetsbehörigheter. När du har bifogat länken till e -postmeddelandet klickar du på nedåtpilen bredvid bilagans ikon och väljer Ändra behörigheter från rullgardinsmenyn. Enskilda användare kan välja mellan Vem som helst kan redigera eller Vem som helst kan se . Affärsanvändare har några andra alternativ: Organisationen kan redigera , Organisationen kan se , Mottagare kan redigera (vilket betyder att endast de du har adresserat e -postmeddelandet till kan redigera filen) och Mottagare kan visa . Gör ditt val och skicka sedan filen på väg.

IDG

Välja samarbetsbehörigheter för en delad fillänk. (Klicka på bilden för att förstora den.)

hur installerar jag hitta min mac

Obs! Följande tips är endast för Office 2019 -användare. Om du använder Office 2016 kan du hoppa till praktiska kortkommandon diagrammet i slutet av artikeln.

Få en mer fokuserad inkorg i Outlook 2019

Om du är som resten av världen lider du av överbelastning av e -post. Dina viktigaste budskap blandas in i det vardagliga e-postlivets sorger-detaljhandeln, grupper som ber om donationer, meningslösa nyhetsbrev och mer.

Fokuserad inkorg hjälper till att lösa problemet. Med hjälp av artificiell intelligens bestämmer det vilka meddelanden som är viktigast för dig och lägger dem på en Fokuserad flik, samtidigt som allt annat läggs till på en annan flik. På så sätt kan du ägna större delen av din tid åt att hantera viktiga meddelanden på fliken Fokuserad, bara ibland titta på fliken Annat.

Observera att Fokuserad inkorg endast är tillgänglig för Outlook 2019 -användare som har ett Exchange- eller Outlook.com -konto. (Det är också tillgängligt för användare med Microsoft 365/Office 365 -prenumerationer.)

Om du vill aktivera Fokuserad inkorg väljer du Se fliken från menyfliksområdet och klicka sedan på Visa fokuserad inkorg ikon. Från och med nu har du två flikar i din inkorg, fokuserad och annan. Fliken Fokuserad ska ha de viktigaste meddelandena, och fliken Övrigt ska ha mindre viktiga meddelanden. Om så inte är fallet kan du manuellt flytta meddelanden från en mapp till den andra och berätta för Fokuserad inkorg att automatiskt filtrera dem på det sättet i framtiden.

IDG

Slår på Fokuserad inkorg i Office 2019. (Klicka på bilden för att förstora den.)

Om du vill flytta ett meddelande från en flik till en annan högerklickar du på meddelandet du vill flytta och väljer sedan Flytta till annan eller Flytta till Fokuserad , beroende på var du vill att meddelandet ska flyttas. Det kommer att flytta meddelandet bara denna gång. Om du vill dirigera alla meddelanden från den avsändaren till den andra fliken permanent väljer du endera Flytta alltid till andra eller Flytta alltid till Fokuserad .

Fokuserad inkorg är inte för alla. Om du upptäcker att Fokuserad inkorg hindrar mer än det hjälper kan du stänga av den igen genom att välja Visa> Visa fokuserad inkorg .